Politique de traitement des données personnelles
Charte de protection des données personnelles dans le cadre du recrutement
La présente charte de protection des données à caractère personnel a pour objectif de définir les principes et lignes directrices mis en œuvre par le Conseil départemental du Puy-de-Dôme en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion du recrutement.
La notion de « donnée à caractère personnel » ou « données personnelles » correspond à la définition donnée par l’article 4 du Règlement Général de l’Union Européenne sur la Protection des Données (RGPD 2016/679).
1 - Principes en matière de traitement des données personnelles
Vos données sont transmises au :
– personnel de la collectivité impliqué dans la procédure de recrutement (Direction des Ressources Humaines et acteurs associés (directeurs, chefs de service…))
– Président du Conseil départemental du Puy-de-Dôme en tant qu’autorité territoriale
Ces acteurs s’appuient sur les principes suivants pour réaliser leurs missions :
- Les traitements sont licites, loyaux et transparents,
- Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes,
- Les données collectées sont proportionnelles à la finalité du traitement,
- Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.
L’unité recrutement est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur:
- L’intérêt légitime du responsable de traitement,
- Le contrat en raison des démarches précontractuelles
2 - Responsable de traitement
Le responsable de traitement est le Conseil départemental du Puy-de-Dôme.
3 - Champ d’application
La présente charte s’applique à l’ensemble des traitements de données à caractère personnel effectués dans le cadre du processus de recrutement, quel que soit le moyen mis en œuvre :
- Annonces publiées,
- Candidatures spontanées,
- Identification de candidats potentiels (CV thèque, jobboard, réseaux sociaux, sociétés de recrutement et tous moyens disponibles publiquement),
4 - Engagements du candidat
En soumettant son dossier de candidature, le candidat :
- Déclare avoir lu, compris et accepté la présente charte,
- Accepte de confier ses données au Département du Puy-de-Dôme pour les finalités du traitement
- Déclare que les informations transmises via sa candidature sont exactes et complètes pour permettre d’assurer le traitement le plus approprié de sa demande,
5 - Nature des données collectées et utilisées
Les données à caractère personnel sont fournies directement par les candidats (hormis, le cas échéant, le bulletin n°2 du casier judiciaire, après la décision de recrutement, sollicité auprès du Ministère de la Justice) (formulaire du site, entretiens) et elles incluent :
- Civilité,
- Prénom et nom de famille,
- Adresse de courrier électronique,
- Numéros de téléphone,
- Qualifications (études, formations, stages…),
- Toute autre information relative à la vie professionnelle et mentionnée dans le CV ou la lettre de motivation,
- Données générées lors des entretiens avec les recruteurs.
- Bulletin n°2 du casier judiciaire, le cas échéant.
Les données personnelles que vous pouvez être amenées à fournir le sont sur une base volontaire. Les champs mentionnés d’un astérisque sont obligatoires pour que nous puissions traiter votre candidature.
Il est possible, au moment de la finalisation du recrutement, de demander des bulletins de salaire sur lesquels les mentions non obligatoires devront être occultées (n° Sécurité sociale, RIB, taux de prélèvement à la source, net perçu),
En cas d’embauche, d’autres éléments seront demandés pour permettre au service de gestion administrative des ressources humaines, de construire le dossier du futur agent.
6 - Finalités de la collecte et du traitement
Au titre d’employeur potentiel, le Conseil départemental du Puy-de-Dôme a besoin de conserver et de traiter des informations concernant les candidats dans le cadre du processus de recrutement.
Les données à caractère personnel sont utilisées pour :
- Traiter les demandes de candidatures pour un emploi
- Constituer un compte numérique candidat sur la plateforme Between
- Evaluer les capacités professionnelles et capacités à tenir le(s) poste(s) à pourvoir,
- ∙ Etablir la correspondance entre les compétences et d’autres emplois au sein de notre structure,
- Constitution d’une base de données nommée « vivier de candidats »,
- Analyser les données collectées pour adresser des offres d’emploi pertinentes,
- Elaboration de statistiques relatives à nos activités de recrutement.
Les candidats sont informés que le processus de recrutement mis en œuvre peut inclure selon la situation, un premier échange téléphonique suivi de un à deux entretiens. Ces derniers peuvent inclure des mises en situation professionnelle ou des études de cas selon le poste à pourvoir. Chaque dossier est analysé individuellement.
7 - Traitements automatisés
Vos données font l’objet de traitements automatisés prévus par le logiciel Between pour faciliter la gestion des candidatures (constitution de votre compte numérique candidat, filtrage des candidatures…). Cependant aucune décision n’est prise uniquement sur le fondement d’un traitement automatisé et pouvant relever de l’article 22 du RGPD. Toute décision prise se fait conjointement entre l’équipe des Ressources Humaines et les acteurs associés dans le processus de recrutement.
8 - Destinataires des données personnelles
Les données à caractère personnel collectées font l’objet de traitements internes à l’unité recrutement et sont communiquées aux acteurs associés aux processus de recrutement (recrutements pérennes, renforts ou remplacements). Certaines informations sont aussi communiquées au Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Puy-de-Dôme lors de recrutement d’agents contractuels – renforts et remplaçants -, dans le cadre de sa mission d’intérim. Enfin, la société OVHcloud en tant qu’hébergeur de vos données et le fournisseur de service technique, pour maintenir le logiciel de gestion des Ressources Humaines. L’ensemble de ces acteurs sont soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité des données des candidats et de garantir le respect de leur vie privée.
9 - Transfert des données personnelles
Aucune donnée à caractère personnel ne sera transférée en dehors de l’Union européenne.
10 - Durée de conservation des données
Les données personnelles collectées et traitées dans le cadre des recrutements sont conservées dans le respect de la règlementation archivistique.
- 2 ans pour les demandes d’emploi (candidatures spontanées),
- 10 ans pour les candidatures sur postes vacants (pour les candidats convoqués devant un jury et/ou retenus).
11 - Mesures de sécurité
L’unité recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l’accès non autorisé ou la divulgation des données personnelles collectées dans le cadre du processus de recrutement:
- L’accès aux locaux et au logiciel informatique est sécurisé,
- Les documents papiers sont détruits
- Les collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont sensibilisés aux exigences de confidentialité,
- Un référent RGPD est désigné.
12 - Droits relatifs aux données personnelles
Conformément à la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, les candidats disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement, d’effacement et de portabilité de ses données qu’ils peuvent exercer par courriel auprès de la responsable du service : recrutement@puy-de-dome.fr en précisant leur nom, prénom, adresse et en joignant une copie recto-verso de la pièce d’identité (il est possible d’occulter les informations non-nécessaires présentes sur la pièce d’identité, autres que le nom, le prénom, la date de délivrance ou d’expiration, l’autorité de délivrance). En cas de difficulté, en lien avec la gestion de leurs données personnelles, les candidats peuvent adresser une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autre autorité compétente.
13 - Mise à jour de la charte
La présente charte peut être mise à jour, à tout moment, en fonction des besoins ou si la loi l’exige.