Chargé / Chargée de projet événementiel

Sous l’autorité de la Directrice de la communication, le chargé de projet événementiel conçoit, pilote et coordonne l’ensemble des dimensions d’un projet événementiel d’envergure.

Il garantit la qualité, la cohérence, la visibilité et l’impact des événements, en lien avec les orientations stratégiques de la collectivité, et assure une présence opérationnelle sur l’ensemble des dates programmées.

1. Pilotage de projet événementiel

• Définir le concept, les objectifs et le positionnement des événements

• Élaborer le rétroplanning global et assurer son suivi

• Piloter l’ensemble des phases du projet : conception, préparation, mise en œuvre et bilan

• Assurer la coordination des parties prenantes internes et externes, en lien avec les élus, les partenaires institutionnels et l’ensemble des directions et services de la collectivité

• Être force de proposition sur les formats, contenus et expériences proposées au public

2. Coordination opérationnelle et logistique

• Identifier, sélectionner et piloter les prestataires (technique, scénographie, sécurité, animation…)

• Superviser l’organisation logistique (implantation, flux, accessibilité, sécurité)

• Veiller au respect des normes réglementaires et des obligations en matière d’événementiel

• Assurer la coordination terrain et la gestion opérationnelle lors de chaque événement

3. Gestion budgétaire et administrative

• Élaborer et suivre le budget du projet

• Optimiser les coûts et proposer des arbitrages

• Rédiger les cahiers des charges et analyser les devis

• Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations

4. Stratégie de communication événementielle

• Définir, en lien avec les équipes communication, le plan de communication associé

• Garantir la visibilité et la cohérence de l’image du Département

• Superviser la création des supports (print, digital, signalétique, PLV…)

• Contribuer à la valorisation des événements avant, pendant et après leur tenue

5. Évaluation et reporting

• Mettre en place des indicateurs d’évaluation (fréquentation, impact, satisfaction…)

• Réaliser le bilan qualitatif et quantitatif des événements

• Formuler des recommandations pour les éditions futures