GESTIONNAIRE / REFERENT GESTION DU TEMPS (H/F)
A propos de nous
Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.
N'hésitez pas à nous rejoindre pour révéler vos talents !
Le Département est à la bonne échelle pour résoudre les défis qui s’imposent et apporter des réponses à chaque Puydômois, en s’appuyant notamment sur ses 2 500 collaborateurs, véritable richesse humaine, qui constituent un des piliers de notre collectivité, de sa vision stratégique et de ses actions opérationnelles.
Pour le faire avec efficacité et responsabilité, notre collectivité a engagé un plan de modernisation de son organisation interne et de ses outils collaboratifs de travail : avec chaque service, avec chaque agent, dans la cohérence de nos actions sur nos territoires, entre nous, entre nos services.
Aussi, le plan stratégique départemental mise en œuvre par le Département en matière de ressources humaines s’attache notamment à :
Rendre notre organisation plus lisible et facile d’accès auprès de tous ses publics et acteurs
Cultiver la fierté d’appartenance à notre institution départementale
Encourager, inciter, promouvoir, valoriser, accompagner chacun de nos agents
S’inscrire dans une dynamique de progrès pour chacun sur la durée.
Pour ce faire, la politique ressources humaines mise sur le développement d’une culture RH, sur l’implication, l’engagement, la reconnaissance de chacun et sur des conditions de travail adaptées pour une meilleure qualité de service.
Au sein du Pôle Innovation, Ressources, Appui aux Transitions, la Direction des ressources humaines dont le budget s’élève à 150 millions d’euros élabore et met en œuvre la politique de la collectivité en matière de ressources humaines, elle est garante de l’expertise en matière de gestion des agents. Forte de plus de 90 métiers au sein de la collectivité, l’équipe des 71 collaborateurs de la Direction, répartie au sein de 5 services, permet l’accompagnement et le développement des compétences des agents afin de garantir la modernisation continue du service public.
Le Service Gestion Administrative des Ressources Humaines (SGARH) est constitué de plus de 20 agents et assure notamment le suivi de la carrière des agents, la rémunération et l’ensemble du volet dédié au temps de travail. L’unité gestion et organisation du temps de travail permet de gérer et mettre en œuvre les modalités prévues en interne concernant l’organisation du temps de travail. Mais est également au contact permanent des agents et managers, les conseille et accompagne afin de proposer des organisations viables et cohérentes avec les besoins des services.
Dans le cadre de la stratégie de développement de la DRH, l’unité met en œuvre des outils destinés aux agents et répond à l’objectif primordial d’aller vers les agents en étant disponible, à l’écoute et en proposant sur différents formats des temps d’échange et de formations ouverts à tous.
Mission proposée
Missions
Au sein du Service Gestion Administrative des Ressources Humaines (SGARH), vous êtes sous la responsabilité de la responsable de l’unité gestion et organisation du temps de travail, adjointe au chef de service. En qualité de Gestionnaire / Référent gestion du temps vous assurez le suivi du logiciel de gestion du temps INCOVAR et de l'application télétravail.
Vous coordonnez et animez la mise en œuvre de l'organisation du temps de travail dont le télétravail en interne et développez la création des outils dédiés. Vous instruisez et suivez le dispositif du Compte Epargne Temps (CET). Vous assurez et gérez également l'absentéisme lié à la gestion du temps et les autorisations spéciales d'absences liées aux mandats électifs.
Vous avez un rôle de conseil auprès des différents publics et animez le réseau des correspondants de la gestion du temps et la mise en œuvre d'ateliers ou de réunions destinés aux agents.
Vous concevez des outils et tableaux de bord afin de fiabiliser et contrôler les données liées à la gestion du temps. Vous possédez un lien fonctionnel avec l'assistant ressources humaines.
Activités :
1- Piloter et assurer le suivi du logiciel de gestion du temps
Suivre le paramétrage fonctionnel en lien avec le service stratégie, conseil et coordination,
Mettre à jour le logiciel de gestion du temps (affectation agents, responsables, correspondants de la gestion du temps ….)
Contrôler et générer les interfaces entre les différents outils dont le logiciel de carrière (forfait télétravail, grèves, droit d'option, heures supplémentaires, astreintes….)
Créer les modèles de jours, les groupes horaires notamment pour la VH, les regroupements dans la fiche employé pour situations spécifiques (pompiers, apprentis, forfaits jours…), les profils utilisateurs et actualiser l'organigramme INCOVAR
Paramétrer et mettre à jour annuellement les droits ouverts et les droits liés aux autorisations spéciales d'absence (mandats électifs, syndicaux)
2- Gérer et assurer le suivi du volet temps de travail
Assurer la veille juridique en matière de gestion du temps et veiller au respect du règlement du temps de travail interne
Assurer et gérer les reports de congés annuels dans le cadre de l'indisponibilité physique ainsi que la pénalisation afférente (RTT, repos compensateurs).
Assurer la gestion et le suivi des autorisations spéciales d'absences des mandats électifs.
Réaliser un état des agents grévistes et un recensement pour les agents des collèges
Conseiller et venir en appui des services en lien avec la responsable dans l'organisation du travail des équipes (plannings, cycles de travail, organisation spécifique…) – Assurer le suivi des stocks de badges et réaliser les commandes
3 – Instruire et suivre le dispositif du Compte Epargne Temps et du droit d'option
Répondre aux sollicitations et demandes des agents et managers
Gérer administrativement le Compte Epargne Temps (ouverture, droit d'option, convention financière, encours CET)
Veiller à respecter la règlementation en prenant en compte les évolutions règlementaires
Gérer et suivre le processus du droit d'option
4- Etre le référent pour l'activité télétravail
Assurer le suivi de l'application dédiée (contrats, anomalies) et la communication afférente
Gérer la boîte mail dédiée et apporter les réponses aux agents, rencontrer les équipes si nécessaire et conseiller les agents et managers
Réaliser un état des forfaits par trimestre et annuel mais aussi mensuel suite à un départ
En appui à la responsable, faire évoluer le règlement interne et proposer des évolutions adaptées en fonction du cadre règlementaire, des pratiques en interne et des contrats et bilans effectués
Réaliser un bilan annuel de l'activité télétravail avec analyse
Assurer le suivi des demandes des agents, faire évoluer l'application et proposer des améliorations (outils, messages automatiques, processus de campagnes…)
5 – Avoir un rôle de conseil et de contrôle (gestion du temps et télétravail)
Concevoir des tableaux de bord pour contrôler et assurer une fiabilisation et une sécurisation des données liées à la gestion du temps et au télétravail
Informer et renseigner les différents publics (agents, managers, correspondants de la gestion du temps) et les unités moyens généraux notamment dans le cadre de la VH
Animer le réseau des correspondants de la gestion du temps et de groupes de travail thématiques destinés aux agents (réunions, ateliers, formations,….)
Concevoir des supports de communication (fiche pratique, tutoriel)
Recenser les diverses problématiques rencontrées et proposer de nouveaux outils et ou procédures pour répondre aux besoins
Assurer la formation des nouveaux arrivants sur le volet gestion du temps et télétravail
6- Missions complémentaires
En l'absence de l'assistant RH chargée de la gestion quotidienne du temps de travail (permanence téléphonique, gestion de la messagerie, mise à jour des situations administratives dans la fiche employé INCOVAR, affectation des badges et droits d'accès, suivi des autorisations spéciales d'absences), le référent gestion du temps assure les missions essentielles au quotidien.
Notre profil idéal
Expériences et compétences:
1 – CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
Fonctionnement et organisation des collectivités
Connaissance de la règlementation sur le temps de travail
Logiciel gestion du temps
Logiciel d'états et de requêtes (BO) / Logiciel Excel
Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelle
2- COMPETENCES TECHNIQUES
Développer et animer des réseaux de correspondants
Travailler en transversalité
Concevoir des outils de contrôle et de pilotage
Formuler des propositions et solutions techniques
Informer et expliquer l’application de la réglementation statutaire
Moderniser, optimiser, dématérialiser les procédures administratives
Maîtrise des logiciels bureautiques et tout particulièrement Excel
3- APTITUDES PROFESSIONNELLES:
Sens relationnel
Esprit d’analyse
Aptitude au travail équipe
Autonomie
Organisation et gestion des priorités
Discrétion
Rigueur
4- FORMATION SOUHAITEE :
Formation juridique ou administrative
Niveau BAc+2 à Bac +3 option RH
Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale
Cadre(s) d'emplois : Rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP: Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Restaurant inter-administratif à disposition des agents de la collectivité
Permis B requis
Date et caractéristiques des entretiens: 11/09/2025 MATIN
Poste à pourvoir à partir du : 01/11/2025
Lieu d'exercice : Hôtel du Département
Personne(s) à contacter:
Mme Alexandra MALGAT
Adjointe au Service Gestion Administrative des Ressources Humaines
04 73 42 20 77
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