Gestionnaire administratif / Administrative
A propos de nous
Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.
N'hésitez pas à nous rejoindre pour révéler vos talents !
Sous l'autorité de la codirection de la DTAT, au sein de la mission veille et ressources documentaires, le/la gestionnaire administratif assure le suivi des ressources documentaires, en lien avec la chargée de veille et ressources documentaires et la conseillère documentation et culture numérique. Il/elle assure :
– la gestion administrative et le suivi des abonnements de la collectivité, en lien avec la référente financière de la DTAT et les différents pôles
– la gestion des destinataires des abonnements et la gestion des accès
– la gestion des demandes des usagers (prêts et retours des documents, réception des demandes téléphoniques et mails)
– la relation avec les différents fournisseurs
Mission proposée
1- Gestion administrative et suivi des abonnements de la collectivité
-Recenser, suivre et mettre à jour l’ensemble des abonnements documentaires (presse, bases de données, ressources numériques) en lien avec les documentalistes et leur politique d’acquisition
Assurer la gestion administrative des commandes (demandes de devis aux fournisseurs, transmission des éléments pour la réalisation des bons de commande, vérifications pour validation du service fait, enregistrement des différentes pièces) en lien avec la référente financière
Contrôler les échéances contractuelles et anticiper les renouvellements ou résiliations
Mettre à jour les tableaux et outils de suivi des abonnements, et produire des bilans réguliers
Participer à l’optimisation du portefeuille d’abonnements (analyse des coûts, usage, pertinence)
Assurer un rôle de relais entre les services utilisateurs et les interlocuteurs financiers ou les services utilisateurs et les documentalistes
2– Gestion des destinataires des abonnements et gestion des accès
Gérer les listes de diffusion des abonnements (attribution, modification, suppression)
Paramétrer et administrer les accès aux ressources numériques (création de comptes, habilitations)
Assurer le suivi des droits d’accès et leur mise à jour régulière
Informer et accompagner les utilisateurs sur les modalités d’accès aux ressources
Garantir la conformité avec les conditions d’utilisation des éditeurs
3– Gestion des demandes des usagers
Accueillir, qualifier et traiter les demandes (téléphone, mails, outils internes)
Assurer la gestion des prêts et retours de documents physiques ou numériques
Orienter les usagers vers les ressources adaptées en lien avec l’équipe documentation
Suivre les demandes et garantir leur traitement dans les délais
Tenir à jour les outils de suivi des sollicitations (tableaux de bord, historiques, messagerie)
Contribuer à l’amélioration continue du service rendu aux usagers
4–Relation avec les différents fournisseurs
Assurer l’interface avec les prestataires (éditeurs, diffuseurs, plateformes numériques)
Gérer les échanges liés aux abonnements (commandes, incidents, renouvellements)
Suivre la qualité de service des fournisseurs (délais, accès, assistance)
Participer à la veille sur les offres disponibles et les évolutions du marché documentaire
Contribuer à la négociation et à l’évaluation des prestations en lien avec la Mission veille et ressources documentaires
Traiter les litiges éventuels et assurer leur résolution
Notre profil idéal
Formations/diplômes :
Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou documentation
Expériences Requises :
Idéalement une première expérience dans un environnement documentaire ou en collectivité.
Compétences clés
– Gestion administrative et suivi d’activité (abonnements, commandes, tableaux de bord) : Maîtrise
– Utilisation des outils bureautiques et de gestion documentaire : Maîtrise
– Traitement des demandes et relation usagers : Maîtrise
– Rédaction administrative (mails, notes, bilans) : Maîtrise
– Relation fournisseurs et suivi de prestations : Pratique à maîtrise
Aptitudes
– Rigueur et sens de l’organisation
– Autonomie
– Sens du service et qualités relationnelles
– Esprit d’équipe
– Capacité d’adaptation
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