Chargé / Chargée de gestion des assemblées – Adjoint / Adjointe à la cheffe de service

Sous l'autorité de la Responsable du Service des Assemblées, le ou la chargé(e) de gestion assure, dans le respect du cadre juridique, du Règlement intérieur et des délais et procédures, en binôme avec son homologue :

1) la préparation des sessions plénières, des Commissions permanentes et des commissions thématiques préparatoires :

– veille à l'application de toutes les étapes, consignes et délais prévus dans les rétroplannings et les procédures dédiées,
– gère la présentation des rapports proposés par les directions et le suivi des circuits administratifs et politiques notamment sur le logiciel de traitement des délibérations,
– veille aux respects des règles de qualité rédactionnelle et de présentation des rapports et apporte conseils en cas de besoin,
– assure la collecte, la préparation et la diffusion des documents réglementaires et autres tels que les convocations, les recueils, les vœux, motions, amendements … préalables aux réunions des assemblées délibérantes en lien avec les services de reprographie et du courrier du Département,

2) le déroulement des réunions des Assemblées et des commissions thématiques :

– participe aux réunions desdites instances,
– vient en appui sur l'organisation et le déroulement des réunions auprès du Président de Commission en se référant au Règlement intérieur,
– gère le suivi des avis émis en commission thématiques,
– assure le déroulé du vote électronique des Conseillers départementaux et du fonctionnement du logiciel,

3) le suivi des décisions prise par les Assemblées :

– complète et finalise la rédaction des délibérations conformément aux débats et décisions prises en séances,
– réalise les formalités administratives, la transmission au contrôle de légalité et la publication, nécessaires pour donner aux délibérations le caractère exécutoire,
– assure la validation, sur le logiciel ASTRE, des décisions prises par les Assemblées,

4) la rédaction et la diffusion des différents tableaux de bord, tableaux des articles 30 du RI, états de présence… liés aux réunions,

5) Assurer l'intérim et superviser l'organisation du service en cas d'absence et d'empêchement de la responsable (organiser des réunions d'équipes, répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de service…)

6) le classement des dossiers papier et informatique des séances.

Le Chargé de gestion des Assemblées participe à l'administration des informations des Conseillers départementaux et anciens élus et, à ce titre, gère les avis d'obsèques de la collectivité.

Il assure par ailleurs, dans le cadre des missions auxiliaires confiées au Service des Assemblées, la gestion administrative et matérielle du secrétariat de l'Amicale culturelle des Conseillers départementaux du Puy-de-Dôme.

Le Chargé de gestion des Assemblées peut également être amené à participer ponctuellement aux autres missions du service pour faire face à une demande ou à une échéance.