Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance

2. Missions et activités

1 – Etablissement, gestion et suivi administratif et comptable des contrats et travaux de maintenance

– Organiser et planifier, en lien avec la référente marché de la direction, les consultations relatives aux contrats de maintenance et leurs renouvellements;

– Établir les pièces administratives nécessaires aux consultations (utilisation des logiciels marché, le cas échéant) en lien avec le chargé de gestion technique des contrats;

– Participer à l'analyse des offres et au rapport d'analyse à présenter si nécessaire en CAO ;

– Exécuter les marchés et veiller au respect des clauses administratives et financières des contrats de maintenance ;

– Garantir le suivi informatique des divers contrats à l'aide des outils métiers ;

– Assurer les paiements des contrats (vérifications des prix et visa administratif des factures) ;

– Assurer le suivi financier des dépenses (créer et tenir à jour les tableaux de bord financiers) ;

– Planifier les besoins budgétaires (intervenir lors des différentes étapes budgétaires pour proposer les réajustements nécessaires) et proposer un budget prévisionnel en fonctionnement.

– Mettre à jour les données contrats (montants, fournisseurs, … ) dans la GMAO

2 – Gestion administrative et financière des travaux

– Superviser l’ensemble du processus de commande des travaux d'entretien et de maintenance sur l'ensemble du périmètre de la Direction : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires.

– Collecter, centraliser, analyser (au regard des marchés existants) et orienter les demandes d'interventions ou de travaux liés à la maintenance ;

– Exécuter l’ensemble du processus de commande de travaux (fonctionnement et investissement) : commande, tenue des tableaux de suivi financier, validation administrative des factures et actes de paiement, surveillance du mandatement, gestion des relations administratives avec les prestataires et les services financiers.

3 – Suivi administratif et financier

– Superviser l’ensemble du processus de commande des fournitures de l’atelier (fonctionnement et investissement) : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires.

– Participer à l’élaboration, passation et exécution des marchés de fournitures de l’atelier en lien avec le chef d'atelier.

– Contribuer à l’amélioration des procédures et marchés

– Gestion financière : suivi des consommations de crédits

– Suivi des travaux de l’atelier : saisies et supervision dans le logiciel dédié ; élaboration de bilans et de tableaux de bords, en lien avec le chef d’atelier.

– Gestion des ressources humaines, en lien avec le chef d’atelier : logiciel de gestion du temps de travail pour l’atelier, formation, relations avec la DRH, etc.

– Assurer le suivi financier des dépenses, renseigner le tableau de bord des interventions au fur et à mesure de l'évolution des dossiers.- Suivre administrativement les interventions, les garanties contractuelles, les contentieux liés à la facturation et les dossiers précontentieux.

– Proposer, préparer et mettre en œuvre des marchés répondant aux besoins nouveaux émergeant de l'élargissement du périmètre de la Direction aux Collèges, en travaux et en maintenance.