SECRETAIRE MEDICO-SOCIALE/ACCUEIL (H/F)

1 – Accueillir, informer et orienter les publics

• Au sein de la Maison des Solidarités : informer, renseigner, orienter pour répondre aux demandes et aider à l'expression de celles-ci

• Assurer un premier accueil physique et téléphonique des publics, qu'ils soient usagers ou autres acteurs : écouter, identifier et évaluer les demandes et leur caractère d'urgence avec discernement

• Élaborer la prise des messages et assurer leur suivi auprès des travailleurs médico-sociaux

• Accompagner les publics dans les démarches administratives, notamment sous forme de permanences et/ou avec l'intervention du travailleur médico-social approprié

• Contribuer à l'organisation des bonnes conditions d'accueil du public : gestion des affichages et des supports d'information mis à disposition dans les espaces d'attente et de réception notamment

2 – Organiser et réaliser les tâches administratives et logistiques engendrées par l'activité de la Maison des Solidarités et de l'Unité Territoriale

• Gérer l'organisation de l'UT et assurer le secrétariat des travailleurs médico-sociaux (plannings, rendez-vous et permanences médico-sociales, en utilisant l'agenda partagé Groupwise) conformément aux chartes de fonctionnement des unités territoriales

• Être garant de la gestion des données : création, mise à jour et suivi des procédures d'intervention médico-sociales, des dossiers FSL, FSE, Allocations mensuelles et secours d'urgence (IODAS), enregistrement et suivi des enquêtes sociales (applicatif SPIDI)

• Rédiger et/ou réaliser des courriers, des comptes rendus de réunions (de répartition des dossiers, de "concertation" et de "coordination" notamment)

• Organiser et animer des réunions de travail internes au fonctionnement de l'unité territoriale, les préparer (nouvelles situations à répartir notamment), gérer les suites de réunions

• Expédier le courrier interne et externe auprès des usagers, partenaires et institutions

• Contribuer au classement et à l'archivage des dossiers de l'UT dans le respect des règles institutionnelles, en lien avec la gestion informatique des interventions médico-sociales

• Diffuser l'information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de l'unité territoriale / antenne médico-sociale

• Se former aux mises à jour du progiciel de gestion IODAS

3 – Assurer la gestion administrative de l'Aide Sociale à l'Enfance (nouveaux dossiers et contrats jeunes majeurs) sur un secteur défini

• Assurer la constitution et la gestion des procédures administratives ASE : Techniciennes de l'Intervention Sociale et Familiale (TISF), AEMO, signalements, prises en charge physiques, AED, MAESF

• Rédaction de courriers afférents aux procédures ASE

• Veiller à l'informatisation des procédures administratives ASE

• S'assurer, en liaison avec les travailleurs sociaux de l'ASE et les établissements, du respect des échéances dans le cadre des prises en charge physiques

• Liaisons avec les différents organismes : Tribunal Judiciaire (TJ), AEMO, établissements, etc.

4 – Accueillir et informer les personnes relevant des compétences de l'ASE

• Accueil physique et téléphonique des assistants familiaux et des jeunes confiés au service, ainsi que des contacts avec les services extérieurs et les familles

5 – Être en appui à la gestion du traitement en Informations Préoccupantes

• Préparer et organiser les commissions enfance

• Gérer les suites administratives des décisions prises en commission enfance

• Liaisons avec les différents organismes : Tribunal Judiciaire (TJ), AEMO, établissements, etc.